Qué hay que llevar al notario para vender un piso en Baleares (checklist 2026)

Si estás a punto de firmar una compraventa en Mallorca, Menorca, Ibiza o Formentera, la misma duda aparece una y otra vez: qué hay que llevar al notario para vender un piso. Y casi siempre el problema no es “el papel difícil”. El problema es el papel normal que nadie pidió a tiempo.

En Baleares, muchas operaciones van rápidas. A veces por compradores que vienen con vuelos. A veces por hipotecas que tienen fecha de caducidad. Y cuando el calendario aprieta, una discrepancia Catastro Registro, una hipoteca no cancelada registralmente o un certificado de comunidad que tarda una semana cambia todo.

Esta guía está escrita como se lo explicamos a un propietario antes de firmar. Vas a ver qué revisa el notario, qué suele pedir el comprador y qué conviene preparar desde el día 1 para no llegar con prisas.

También incluyo un ejemplo realista y, al final, una FAQ con dudas típicas en Baleares.

Nota práctica sobre enlaces internos: en el blog de NowHouse solemos ampliar temas como tiempos de venta en Baleares, documentos y gastos. Aquí enlazo a páginas útiles de referencia, y si quieres que te señale los artículos internos exactos que encajan con tu caso, lo más eficiente suele ser que nos digas municipio y tipo de vivienda, porque cambia bastante según si es piso, casa, rústica, herencia o no residente.
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El error más común: “con la escritura ya está”
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La escritura es el punto de partida, no el final. La notaría y el comprador buscan coherencia entre Registro, Catastro, situación personal del vendedor y cargas.

En la práctica, qué hay que llevar al notario para vender un piso depende de cuatro bloques: quién vende, qué se vende, si hay cargas y cómo se paga. Si uno falla, lo normal es retraso, ajuste de condiciones o una firma con “pendientes” que luego se convierten en semanas de gestiones.

En Baleares vemos bastante casuística de no residentes, NIE, poderes firmados en el extranjero, y viviendas con reformas antiguas que no encajan con Catastro. No es dramático, pero se gestiona antes, no el día anterior.
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Checklist completo: documentos para notaría (venta de piso)
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Aquí tienes la lista ordenada como la preparamos cuando coordinamos una firma. Si vas tachando, se nota rápido qué falta.
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1) Identidad y capacidad para vender
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El notario primero acredita identidad y capacidad.

Lleva esto:
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• DNI o NIE original y en vigor del vendedor o vendedores  
• Pasaporte si eres extranjero. Algunas notarías lo piden como apoyo de identificación  
• Estado civil y, si aplica, datos del régimen económico matrimonial

Casos típicos:
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• Casados en gananciales: suele firmar ambos si la vivienda es ganancial o si el régimen afecta a la disposición del bien  
• Separación de bienes: aun así, el notario revisa cómo se adquirió y cómo consta en la escritura  
• Divorcio: hace falta la documentación que justifique la adjudicación o extinción de condominio y que esté inscrita o, como mínimo, escriturada correctamente  
• Poder notarial: aporta copia autorizada y verifica que el poder incluye facultades de vender y cobrar, y que sigue vigente

Fuente útil sobre funcionamiento notarial (general): Consejo General del Notariado https://www.notariado.org/
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2) Propiedad y situación registral: lo que manda de verdad
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Si tuvieras que elegir un bloque, es este. Aquí está el corazón de qué hay que llevar al notario para vender un piso.

Documentos:
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• Escritura de propiedad: compraventa, herencia, donación, extinción de condominio u otra  
• Nota simple registral actualizada: mejor pedida en los últimos días, no hace tres meses  
• Referencia catastral y datos catastrales

Dónde se consulta:
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• Nota simple: Colegio de Registradores https://www.registradores.org/  
• Datos catastrales: Sede Electrónica del Catastro https://www.sedecatastro.gob.es/

Punto ciego típico en Mallorca: Catastro y Registro no coinciden por cambios interiores, cierres de terraza, metros “de más” o elementos comunes mal definidos. El notario no “arregla” eso el día de firma. Se decide antes si conviene regularizar o si se firma con la situación actual dejando claro qué se transmite.
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3) Certificado de Eficiencia Energética (CEE)
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Para vender, el CEE resulta obligatorio salvo excepciones legales muy concretas.

Lleva:
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• CEE en vigor 
• Etiqueta energética

Marco general: IDAE (información pública) https://www.idae.es/

En Baleares, el registro y los detalles prácticos dependen de la administración autonómica y del técnico certificador. Si el inmueble entra en una excepción, conviene documentarlo bien y no dejarlo “de palabra”.
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4) Cédula de habitabilidad

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Para vender una vivienda en Baleares, la cédula de habitabilidad suele ser un documento obligatorio salvo en casos muy concretos en los que la normativa establece excepciones.

Lleva:
‍• Cédula de habitabilidad en vigor
• Documento oficial emitido por la administración competente

Marco general: Gobierno de las Illes Balears (información pública)
https://www.caib.es/

En Baleares, la tramitación, renovación y registro dependen de la administración autonómica y del técnico competente que gestione el procedimiento.

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5) Comunidad de propietarios: el certificado que más firmas retrasa
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Si tu piso está en comunidad, el comprador pregunta dos cosas: si estás al día y si hay derramas.

Prepara:
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• Certificado de estar al corriente de pago con la comunidad, emitido por secretario o administrador con el visto bueno del presidente  
• Información de derramas aprobadas y pendientes 
• (Opcional pero útil) normas o acuerdos que afecten a uso, obras o alquiler, si influyen en la decisión del comprador

Consejo de calendario: el certificado de comunidad no sale “en el mismo día” cuando el administrador va con carga. Se pide en cuanto hay intención real de venta o, como mínimo, al firmar arras.
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6) Impuestos y recibos: IBI, tasas y la plusvalía municipal (IIVTNU)
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Aquí conviene ser preciso, porque hay confusión. No todo lo “piden” en notaría, pero tenerlo ordenado evita discusiones y acelera acuerdos.

Ten a mano:
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• Último recibo del IBI pagado
• Tasa de basuras u otras tasas municipales, si existen en tu ayuntamiento  
• Datos para tramitar la plusvalía municipal (IIVTNU) tras la venta

Sobre el IBI: el obligado ante el ayuntamiento suele ser quien figura como titular a 1 de enero de ese año. En la compraventa, lo habitual es pactar un prorrateo entre vendedor y comprador desde el día de firma. Ese prorrateo es un acuerdo privado. El ayuntamiento seguirá reclamando al titular del 1 de enero si no se paga, y luego ese titular repercute al otro según lo pactado.

Sobre la plusvalía municipal (IIVTNU): es un impuesto municipal por el incremento de valor del suelo urbano. Tras las sentencias del Tribunal Constitucional, el cálculo se hace con reglas que permiten elegir el método que resulte más conveniente cuando procede. Si no hay incremento o se acredita pérdida, no se paga. Cada ayuntamiento marca su gestión y modelos.

Información pública estatal sobre IIVTNU: Agencia Tributaria (marco general) https://sede.agenciatributaria.gob.es/

Punto ciego en Baleares: los plazos y la forma de presentación cambian por ayuntamiento. Palma no funciona igual que Calvià, Marratxí o Ciutadella. Si quieres que lo revisemos contigo, lo miramos por municipio y fecha prevista de firma.
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7) Hipoteca: vender con préstamo vigente
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Vender con hipoteca es normal. Lo que no es normal es descubrirla tarde.

Documentación típica:
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• Certificado de deuda pendiente (o saldo cero) emitido por el banco  
• Datos del préstamo para coordinar cancelación el día de firma si procede  
• Si la hipoteca está pagada pero sigue inscrita: documentación para tramitar la cancelación registral

Dos ideas claras:
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• Cancelación económica: has pagado el préstamo  
• Cancelación registral: el Registro elimina la carga tras escritura de cancelación y su inscripción

Si en la nota simple aparece una hipoteca, se trata desde el minuto uno. Si se improvisa, el comprador se asusta y el calendario se rompe.

Referencia general sobre hipotecas y derechos: Banco de España https://www.bde.es/
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8) Medios de pago: lo más sensible el día de notaría
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El notario identifica los medios de pago por trazabilidad y normativa de prevención de blanqueo. Esto no es un trámite menor.

Lleva o coordina:
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• Justificantes de transferencias si hubo pagos previos  
• Cheques bancarios si se usan, con datos correctos  
• Cuenta de destino y titularidad correcta del vendedor  
• Contrato de arras para cuadrar importes, señales y descuentos

Si hay pagos desde el extranjero o estructuras complejas, se revisa el esquema con antelación. El día de firma no es para “ver si pasa”.
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9) Arras y documentos de la compraventa (lo que realmente ordena la operación)
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Mucha gente habla de “los documentos de la compra venta” como si fuera uno. En realidad, es un conjunto.

Reúne:
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• Contrato de arras y anexos  
• Inventario si se vende con muebles, electrodomésticos, trastero equipado, etc.  
• Certificados o facturas de reformas cuando afectan a instalaciones o a temas que el comprador va a preguntar (por ejemplo, electricidad o fontanería renovada)

En Baleares, unas arras claras valen oro porque el mercado se mueve rápido y los cambios de fecha generan conflicto. Aquí conviene ser prudente con los detalles. Para redactar arras sólidas según tu caso concreto, mejor revisarlo con tu asesoría o con NowHouse y la notaría.
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10) Suministros, llaves y entrega: lo pequeño que luego duele
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No siempre lo exige el notario, pero sí lo exige la vida real.

Deja listo:
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• Últimas facturas de agua y luz  
• Lecturas de contadores el día de entrega  
• Acuerdo de cambio de titularidad y quién lo tramita  
• Llaves, mandos, tarjetas de acceso, llaves de buzón

Hemos visto discusiones por un mando de garaje o por recibos pequeños. Evitarlo es fácil si se deja anotado y firmado en un acta de entrega sencilla.
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Qué piden las inmobiliarias para vender (y por qué te conviene saberlo)
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Aunque vendas por tu cuenta, entender qué piden las inmobiliarias para vender sirve para anticiparte a lo que te pedirá el comprador serio.

Lo habitual:
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• Escritura y nota simple para titularidad y cargas  
• CEE obligatorio para la firma
• CH obligatorio en la mayoría de casos
• IBI y certificado de comunidad para reducir fricción  
• Situación de hipoteca para planificar calendario real  
• DNI o NIE y estado civil para que el notario no frene la firma

No es burocracia por gusto. Es control del riesgo. Y cuando el riesgo se controla, la conversación se centra en lo importante y no en sospechas.
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Tres momentos donde revisar papeles (y evitar el típico “falta un certificado”)
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Momento 1: antes de decidir salida al mercado
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Aquí salen cargas, hipotecas sin cancelar, discrepancias Catastro Registro o temas de titularidad. Si se descubre después de aceptar oferta, pierdes margen y tiempo.
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Momento 2: al firmar arras y fijar fecha de notaría
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En arras se fija el calendario real. Si el banco tarda 10 días en el certificado de deuda, o la comunidad tarda una semana en emitir certificado, la fecha se cae si no lo cuentas desde el inicio.
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Momento 3: el día de notaría y entrega de llaves
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Ese día se cruzan pagos, firma, llaves y, a veces, cancelación de hipoteca. Un checklist impreso evita olvidos.
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Ejemplo realista en Mallorca: la hipoteca “pagada” que seguía inscrita
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Marta vendía un piso en Palma. Estaba tranquila porque terminó de pagar la hipoteca años atrás. Acordó precio, firmó arras y puso fecha de notaría a 30 días.

Al pedir nota simple, la hipoteca seguía inscrita. El comprador pidió cancelación antes de firmar. El banco tardó en emitir el certificado de saldo cero y en coordinar la escritura de cancelación.

La solución fue simple, pero había que hacerla pronto: solicitar certificado de saldo cero con urgencia, coordinar con la notaría para preparar cancelación y dejar claro el circuito de presentación en Registro. Se firmó en fecha y la escritura dejó el tema encarrilado sin sustos para el comprador.

Moraleja práctica: qué hay que llevar al notario para vender un piso no es solo una lista. Es pedir cada documento en el orden correcto.
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Impuestos al vender vivienda en Baleares (2026): lo que de verdad afecta al vendedor
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Aquí conviene separar impuestos del vendedor, impuestos del comprador y gastos de notaría registro. En este artículo me centro en lo que suele preocupar al propietario que vende.
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IRPF por la ganancia patrimonial (vendedor)
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Si vendes por más de lo que te costó, existe ganancia patrimonial y tributa en el IRPF si eres residente fiscal en España. Si no eres residente, tributa por IRNR.

Para entenderlo sin fórmulas largas, piensa en tres piezas:
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• Valor de transmisión: precio de venta menos gastos de venta que cumplan requisitos  
• Valor de adquisición: precio de compra más gastos e impuestos de aquella compra más inversiones acreditables  
• Ganancia: transmisión menos adquisición, con ajustes según caso

Tipos estatales habituales en la base del ahorro (residente) que se aplican a la ganancia patrimonial:
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• 19% hasta 6.000 €  
• 21% de 6.000 € a 50.000 €  
• 23% de 50.000 € a 200.000 €  
• 27% de 200.000 € a 300.000 €  
• 28% a partir de 300.000 €

Exenciones comunes (muy resumidas, porque dependen del caso y documentación):
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• Vivienda habitual si reinviertes el importe en otra vivienda habitual en plazo legal y cumples requisitos  
• Mayores de 65 años por venta de vivienda habitual, cumpliendo condiciones  
• Dación en pago en supuestos concretos

Fuente oficial general: Agencia Tributaria, ganancia patrimonial e IRPF https://sede.agenciatributaria.gob.es/
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Retención del 3% si el vendedor es no residente (IRNR)
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Si el vendedor es no residente fiscal en España, el comprador debe retener e ingresar el 3% del precio de compraventa a cuenta del IRNR del vendedor. Se hace con el Modelo 211 por parte del comprador.

Luego el vendedor presenta la declaración para regularizar:
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• Modelo 210 para declarar la ganancia o, si procede, solicitar devolución parcial o total si la retención supera la cuota final

Esto aparece en muchísimas ventas en Baleares, y conviene planificarlo porque afecta a la liquidez del vendedor el día de firma.

Fuente oficial: AEAT, no residentes y retenciones inmobiliarias https://sede.agenciatributaria.gob.es/
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Plusvalía municipal (IIVTNU) y plazos
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La IIVTNU se gestiona con el ayuntamiento donde está el inmueble. El sujeto pasivo suele ser el vendedor en transmisiones onerosa, salvo pactos y casos concretos previstos en norma local.

Claves que importan al propietario:
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• Se tramita tras la firma y con plazo (muy habitual 30 días hábiles, pero se confirma por ordenanza y municipio)  
• Si acreditas pérdida o no hay incremento de valor, no procede pagar, pero sí conviene presentar la documentación  
• El cálculo depende del valor catastral del suelo y reglas vigentes, y el ayuntamiento puede requerir documentación adicional

En Baleares, lo que cambia de verdad es el trámite concreto y la forma de presentación según ayuntamiento.
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Riesgos y puntos ciegos que el blog típico no cuenta (y cómo los evitamos en Baleares)
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Aquí van los blindspots que vemos en operaciones reales:
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• Nota simple antigua: la carga apareció después o el documento ya no refleja la situación actual. Solución: pedirla muy cerca de arras y volver a pedirla antes de notaría si hay semanas de margen.  
• Hipoteca pagada no cancelada registralmente: el comprador frena. Solución: banco y notaría coordinados desde el día 1.  
• Titularidad mal cerrada por herencia o divorcio: si no está inscrito o bien adjudicado, se atasca. Solución: revisar títulos antes de prometer fechas.  
• Discrepancias Catastro Registro: el comprador lo usa para renegociar o pedir garantías. Solución: detectar antes de publicar y decidir estrategia documental.  
• No residentes y retención 3%: el vendedor no lo esperaba y el día de firma hay tensión. Solución: explicarlo y reflejarlo en números desde el principio.  
• Derramas: no bloquean la venta, pero sí la negociación si aparecen tarde. Solución: pedir información completa al administrador y pactar por escrito.

Por qué NowHouse suele ser la mejor solución práctica para evitar estos riesgos no es “hacer más papeles”. Es el orden. Coordinamos tiempos reales con banco, comunidad, notaría y comprador. Y dejamos por escrito lo que se acuerda para que el día de firma sea rutinario.

En cambio, hay temas donde damos información general y paramos a propósito, porque dependen de tu inmueble y del mercado del momento: determinar precio de salida, determinar precio de compra, proceso de negociación y publicidad efectiva de la vivienda. Ahí lo responsable es mirarlo con datos reales de tu zona, tu edificio y tu demanda actual.
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FAQ: dudas típicas antes de ir a notaría en Baleares
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¿Qué hay que llevar al notario para vender un piso si soy extranjero?
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DNI o NIE vigente, a menudo pasaporte, y tener claro si actúas como residente fiscal o no residente. Si eres no residente, se planifica la retención del 3% y la forma de cobro. Si firmas por apoderado, el poder debe ser suficiente y válido en España.
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¿Qué se necesita para vender una casa si hay herencia?
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Escritura de aceptación y adjudicación de herencia, testamento o declaración de herederos, y que el inmueble conste a nombre de quien vende. Si falta inscripción o hay impuestos pendientes, la notaría normalmente no firma la venta sin resolverlo o sin un planteamiento jurídico claro.
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¿Los documentos necesarios para vender una casa cambian en Mallorca respecto a la península?
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La base es la misma en toda España. En Baleares aparece más casuística de no residentes, poderes extranjeros, y calendarios ajustados por viajes. Además, la gestión de IIVTNU y tasas depende del ayuntamiento, y los tiempos reales cambian bastante.
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¿El notario exige siempre el CEE?
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El CEE es obligatorio para vender salvo excepciones específicas. Aunque no lo “pida” el notario en voz alta, el comprador suele exigirlo y es necesario para cumplir con la información en publicidad. Tenerlo listo antes de publicar evita retrasos.
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¿Hace falta llevar todos los recibos?
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No siempre es imprescindible para firmar, pero llevar IBI y certificado de comunidad reduce fricción. Aportar suministros y lecturas ayuda a una entrega limpia.
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¿Qué piden las inmobiliarias para vender y por qué?
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Piden lo que reduce riesgos: escritura, nota simple, CEE, CH, IBI, comunidad y situación hipotecaria. Eso acelera visitas de calidad y evita renegociaciones por sorpresas.
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Cierre personal: vender bien es llegar a notaría sin improvisar
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Si te quedas con una idea, que sea esta: qué hay que llevar al notario para vender un piso es un checklist, sí, pero sobre todo es calendario. Los documentos sencillos se vuelven complicados cuando se piden tarde.

Para tu vivienda en Baleares, lo que más suele evitar sustos es pedir una nota simple reciente, confirmar Catastro, tener el CEE listo y solicitar el certificado de comunidad con margen. Con eso, la notaría se convierte en lo que debe ser: el cierre tranquilo de una operación bien ordenada.

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